Kopi Gayo, Toraja, atau Flores sudah punya nama di kalangan penikmat kopi Amerika. Rempah seperti kayu manis, pala, dan lada dari Indonesia pun punya pembeli tetap di sana. Namun, sebelum satu karung pun berangkat, ada urusan administrasi yang wajib beres: registrasi fasilitas pangan di FDA, lembaga pengawas pangan dan obat Amerika Serikat.
Banyak pelaku usaha kecil baru mengetahui kewajiban ini ketika pembeli menanyakan nomor registrasi. Supaya Anda tidak kelabakan, berikut gambaran praktisnya.
Siapa yang wajib mendaftar
Berdasarkan penjelasan FDA tentang registrasi fasilitas pangan, fasilitas yang memproduksi, mengolah, mengemas, atau menyimpan pangan untuk dikonsumsi di Amerika Serikat wajib mendaftar ke FDA. Aturan ini berlaku juga untuk fasilitas di luar negeri, termasuk di Indonesia.
Dalam praktik ekspor kopi dan rempah, yang biasanya perlu Anda petakan adalah:
- Tempat penyangraian atau penggilingan kopi. Proses ini termasuk pengolahan pangan.
- Tempat pengemasan. Misalnya rumah produksi yang mengemas bubuk kopi atau rempah kering ke dalam kantong ritel.
- Gudang penyimpanan. Gudang yang menyimpan produk sebelum dikirim juga perlu dicek apakah termasuk kewajiban registrasi.
Bila Anda membeli produk jadi dari produsen lain, tanyakan apakah fasilitas mereka sudah terdaftar. Jangan menganggap urusan ini otomatis selesai hanya karena produknya sudah pernah diekspor.
Registrasi perlu diperbarui
Registrasi bukan urusan sekali jadi. FDA mewajibkan fasilitas yang terdaftar untuk memperbarui registrasinya setiap dua tahun sekali. Saat mendaftar, fasilitas juga memberikan jaminan bahwa FDA diizinkan melakukan inspeksi sesuai ketentuan yang berlaku.
Pengalaman banyak eksportir menunjukkan bahwa yang paling sering terjadi bukan lupa mendaftar, melainkan lupa memperbarui. Catat jadwal pembaruan di kalender usaha, dan tunjuk satu orang yang bertanggung jawab memegang akun dan data registrasi.
Registrasi bisa ditangguhkan
FDA juga punya kewenangan menangguhkan registrasi bila pangan dari fasilitas tersebut dinilai berpotensi menimbulkan bahaya serius bagi kesehatan. Ini pengingat bahwa registrasi berjalan beriringan dengan praktik keamanan pangan di lapangan, seperti kebersihan ruang produksi, pengendalian kadar air, dan penyimpanan yang terlindung dari hama.
Pemberitahuan sebelum barang tiba
Selain registrasi fasilitas, aturan yang sama mewajibkan FDA mendapat pemberitahuan terlebih dahulu atas setiap kiriman pangan impor. Pemberitahuan ini biasanya diurus oleh importir atau pihak yang mengurus pengiriman di sisi Amerika, tetapi datanya berasal dari Anda: nama produk, fasilitas produsen, jumlah, dan rincian pengiriman.
Karena itu, pastikan data di dokumen ekspor konsisten. Nama fasilitas dan alamat pada label, faktur, dan data registrasi sebaiknya sama persis. Perbedaan kecil, seperti singkatan nama usaha yang berbeda, bisa memicu pertanyaan tambahan saat barang diperiksa.
Waspadai pihak yang mengaku mewakili FDA
FDA sendiri mengingatkan adanya pihak swasta yang mengklaim atau mengesankan punya hubungan dengan FDA, termasuk soal biaya registrasi. Jasa konsultan memang bisa membantu mengisi formulir, tetapi pastikan Anda memahami apa yang dibayar dan bahwa akun registrasi tetap atas nama fasilitas Anda sendiri.
Simpan bukti registrasi, nomor registrasi, dan akses akun di tempat yang aman. Jangan sampai data penting ini hanya dipegang oleh pihak luar.
Persiapan produk yang sejalan dengan registrasi
Registrasi membuka pintu, tetapi pembeli di Amerika tetap akan menilai mutu produk. Beberapa hal yang patut disiapkan bersamaan:
- Catatan kadar air. Kopi dan rempah yang terlalu lembap mudah berjamur selama perjalanan laut yang panjang.
- Kemasan yang sesuai. Kantong dengan lapisan penghalang udara dan katup satu arah umum dipakai untuk kopi sangrai agar aroma bertahan.
- Kode produksi dan tanggal. Setiap kemasan sebaiknya mencantumkan kode produksi agar mudah ditelusuri bila ada keluhan.
- Label berbahasa Inggris. Diskusikan isi label dengan importir Anda, karena merekalah yang paling memahami ketentuan di pasar tujuan.
Mulai dari pertanyaan sederhana
Sebelum menandatangani kontrak pertama dengan pembeli di Amerika, ajukan tiga pertanyaan pada diri sendiri. Fasilitas mana saja yang menyentuh produk saya? Apakah semuanya sudah terdaftar dan registrasinya masih berlaku? Siapa yang akan mengurus pemberitahuan kiriman di sisi pembeli?
Bila ketiga pertanyaan itu sudah terjawab dengan jelas, Anda sudah selangkah lebih siap dibanding banyak pengirim pemula. Urusan administrasi yang tertib membuat kopi dan rempah Anda bisa sampai ke tangan pembeli tanpa tertahan di pelabuhan.